İyi dış kaynak kullanımı, operasyonel gereksinimin dikkatli bir şekilde değerlendirilmesiyle başlar. Gereksinimlerin belirtilmesi, başarılı satın almanın temelidir. Hem şimdi hem de gelecekte neyin gerekli olduğunu anlamak, İhale davetinin hazırlanmasında esastır ve sözleşmeye dayalı anlaşmanın anahtarı olacaktır. Bu doğrultuda firmaların gelişebileceği farklı yolları ele almak için olası seçenekler dikkate alınmalıdır.
Gereksinimlerin Özelliklerini Geliştirme
Bir gereksinim çalışması hazırlanırken aşağıdakiler dikkate alınmalıdır:
- Dışarıdan temin edilecek faaliyetlerin kapsamı nedir?
- Uygulama için zaman çizelgeleri nelerdir?
- Operasyon zaten dış kaynaklı ise kapsam arttırılmalı mı yoksa azaltılmalı mı?
- Operasyonu bir dizi ‘paket’ şeklinde yapılandırmak faydalı olur mu?
- Mevcut operasyon, rakiplerimizle veya diğer endüstrilerle nasıl kıyaslanıyor? Hangi teknik yenilikleri dikkate almalıyız?
- Hangi teslimat/sipariş teslim süreleri gereklidir?
- Gerekli spesifik belirli çalışma günleri ve saatleri var mı?
- Hangi hizmetler gereklidir?
- Hangi BT desteği ve entegrasyon tipi gereklidir? Hangi işlevsellik gereklidir?
- Raporlama gereksinimleri nelerdir?
- İzlenmesi gereken herhangi bir idari prosedür var mı?
- Herhangi bir özel işleme gereksinimi var mı?
- Herhangi bir özel sigorta şartı var mı?
Detaylı Veri Setleri
Bir teklif hazırlamak için, yüklenicilere temsili bir veri seti sağlanması gerekecektir.
Depolama ve dağıtım işlemleri için bu doküman ana hatları ile şunları içermelidir:
- Ürün seviyesinde stok tutma
- Ürün boyutları ve depolama gereksinimleri
- Temsili bir dönem için siparişler
- Gelen hareketlerin ayrıntıları
Taşıma operasyonları için bu şunları içermelidir:
- Temsili bir dönem için sevkiyat ayrıntıları
- Teslimat süreleri gerekli
- Özel kullanım gereksinimleri
- Teslimat kısıtlamaları
İlgili çalışma başlıkları:
⁃ Tedarikçi Araştırması
⁃ Lojistik İhale Yönetimi
⁃ Sözleşme Geliştirme & Müzakere
